قبل از پرداخت به موضوع صورت‌مجلس تفکیکی لازم است با یکسری اصطلاحات حقوق ثبتی آشنا بشویم، این اصطلاحات به‌صورت روزمره بین مردم و خصوصاً افرادی که دانش حقوقی دارند در گفتگوهای محاوره‌ای هم بکار برده می‌شد، در این بخش به توضیح مختصری در مورد هریک می‌پردازیم
مال مشاع چیست؟
اصطلاح مشاع در مورد مالی بکار برده می‌شود که چند نفر بدون آنکه سهم هرکدام به‌صورت تفکیکی و مشخص‌شده باشد در آن مالک باشند، در این صورت هریک از مالکین در جزء جزء مال مشاع که در تملک دارند سهیم هستند و نمی‌توان سهم اختصاصی هرکدام را مشخص نمود.
مالکیت شش‌دانگ یعنی چه؟
شش‌دانگ یعنی در شش‌جهت شمال، جنوب، شرق، غرب، بالا و پایین، منظور از بالا آسمان است و منظور از پایین یعنی زیرزمین است. لذا مالکیت شش‌دانگ یک ملک یعنی در شش‌جهت محدود به حدود ملک فرد مالکیت دارد، لذا در مواردی مانند نیلینگ لازم است که قبل از انجام نیل رضایت همسایه مجاور جلب شود، یا حتی عبور جرثقیل تاورکرین از بالای املاک مجاور نیاز به رضایت مالک دارد.
اگرچند نفر در قسمتی از ملک شش‌دانگ سهام مختلفی داشته باشند و نتوان آن‌ها را به دانگ تعیین کرد می‌بایست یک‌دانگ را به چند سهم تقسیم نمود و قدرالسهم هریک را به نسبت مالکیت تعیین کرد.
تفکیک چیست؟
تفکیک ملک در عرف ثبتی عبارت است از تقسیم مال غیرمنقول (خانه، زمین و به‌طورکلی هر مالی که قابل نقل‌وانتقال نباشد) به قطعات کوچک‌تر. (برای مثال زمانی که مالک یا مالکان بخواهند یک قطعه زمین به مساحت ده هزار مترمربع را به قطعات دویست متری تقسیم کنند، اقدام به تفکیک ملک کرده‌اند.)
تفکیک در اراضی موات، اراضی وقفی، اراضی بایر واقع در مناطق آزادشده بین محدوده ۵ ساله و ۲۵ ساله، تفکیک شهرک‌ها و همچنین تفکیک اراضی کاربری‌های مختلف ازجمله ممنوعیت‌های تفکیک است.
افراز مال مشاع عبارت است از تقسیم مال غیرمنقول مشاعی بین شرکا به نسبت سهم هرکدام از آن‌ها. به‌عبارت‌دیگر زمانی که مالی بین چند نفر به‌صورت مشاعی (شراکت) باشد، جدا کردن و مشخص کردن سهم هرکدام از شرکا از یکدیگر را افراز می‌گویند.
تقسیم مال اعم از تفکیک و افراز است و تنها اموال غیرمنقول را شامل نمی‌شود؛ برای نمونه، تقسیم ترکه (اموال و دارایی متوفی) مابین ورثه.
تفاوت افراز و تفکیک
در افراز حتماً باید ملک به‌صورت مشاعی باشد، ولی در تفکیک حتی زمانی که مالک یک نفر باشد، می‌تواند اقدام به تفکیک و تقسیم ملک خود کند.
اگر ملک مشاعی تفکیک شود، اشتراک آن می‌ماند؛ اما در افراز ملک از حالت اشاعه خارج و سهم هر شریک مشخص و جدا می‌شود. (زیرا تا قبل از افراز هر یک از شرکا در جزء جزء مال سهم مشترکی دارند.)
مبنای افراز ملک مشاعی بر اساس سهم شرکا در مالکیت است. (برای مثال در یک ملک یکی از شرکا مالک دو دانگ و دیگری چهار دانگ است؛ که در این صورت افراز با توجه به سهام تقسیم می‌شود، نه به‌صورت مساوی)، ولی در تفکیک، مبنا بر آن است که فروش قطعات آسان‌تر صورت پذیرد.
در صورت اختلاف بین شرکا در افراز ممکن است تعیین تکلیف نهایی با دادگاه باشد، ولی چون در تفکیک جدا کردن سهم مالکان مطرح نیست، همواره در صلاحیت ادارهٔ ثبت است.
مراحل و مرجع تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی
مطابق مادهٔ ۱۵۰ قانون ثبت: “هرگاه مالک یا قائم‌مقام قانونی وی تقاضای تفکیک ملکی را بنماید و این تقاضانامه به ادارهٔ ثبت ارسال گردد، در تقاضانامه باید ارزش ملک مورد تفکیک بر اساس ارزش معاملاتی روز تعیین‌شده باشد و هزینه تفکیکی از طرف ذی‌نفع بر اساس مبلغ مزبور قبلاً پرداخت گردد. مبنای وصول هزینهٔ تفکیک، ارزش معاملاتی روز است، هرچند بهای معامله بیش از ارزش معاملاتی روز باشد.”
رویه حادث‌شده بر اساس قانون فوق بدین نحو است که ابتداً متقاضی تفکیک ملکی که در محدوده شهر باشد، جهت دریافت نقشهٔ تفکیکی می‌بایست به شهرداری منطقه یا محل مربوط به ملک مراجعه و تقاضای خود را اعلام نماید. در این صورت واحد فنی شهرداری موظف به ارائه و تسلیم نقشهٔ مزبور به متقاضی است، زیرا ادارات ثبت در زمان دریافت تقاضای تفکیک از سوی متقاضیان، تفکیک را بر اساس نقشه‌ای که قبلاً به تأیید شهرداری رسیده باشد به انجام می‌رسانند. (در روستاها وزارت مسکن و شهرداری موظف است از طرف روستاییان نقشهٔ تفکیکی وضع موجود روستا را تهیه و به ادارهٔ ثبت‌اسناد ارسال کند که به تأیید مراجع دیگری نیاز نیست) پس از دریافت نقشه از شهرداری، متقاضی با مراجعه و ارائهٔ نقشه مزبور به دفتر اسناد رسمی، از ادارهٔ ثبت تقاضای استعلام برای تفکیک پلاک خود می‌کند.
پس از وصول استعلام، رئیس ادارهٔ ثبت جهت آگاهی از بازداشت نبودن ملک مزبور، موضوع را به متصدی دفتر املاک ارجاع می‌دهد و پس از صدور گواهی بازداشت نبودن، به دستور رئیس ثبت، نماینده و نقشه‌بردار ثبت جهت تأیید نقشه، محل موردنظر را بازدید می‌نمایند تا مغایرتی بین نقشهٔ موجود در شهرداری و سند مالکیت وجود نداشته باشد که در این خصوص گواهی مغایر نبودن و عدم تجاوز ملک به املاک مجاور صادر می‌گردد. لازم به ذکر است که صدور این گواهی منوط به طی مراحل تحدید حدود است که در این راستا ادارهٔ ثبت محدودهٔ ملک موردنظر آگهی‌ای منتشر می‌کند. هدف از این کار این است که مالکان جهت اعلام تقاضای ثبت ملک خود ظرف مهلت معین مراجعه کنند و هدف از این تحدید، تشخیص کیفیت حدود و مشخصات مالک و حقوق ارتفاقی آن و درواقع ثبت ملک است.
پس از طی مراحل فوق، نمایندهٔ اداره ثبت محل، اقدام به تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی می‌نماید. پس از پرداخت هزینه‌های قانونی و صدور آن توسط متقاضی، نسخه‌ای از صورت‌مجلس تفکیکی به دفترخانهٔ مربوط ارسال می‌کند. البته لازم به ذکر است که صورت‌مجلس تفکیکی باید در دفتر املاک به ثبت برسد و برای آن سند رسمی تنظیم شود؛ در غیر این صورت مالک یا مالکان تا قبل از ثبت می‌توانند ابطال آن را درخواست کنند.
ممکن است طی مراحل تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی اشتباهی رخ دهد؛ در این صورت در بند ۶ مادهٔ ۲۵ قانون ثبت آمده است: «رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیئت نظارت است؛ مشروط به اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.» رسیدگی در هیئت نظارت انجام می‌شود؛ البته مشروط به اینکه به حقوق اشخاص ثالث تجاوز و خللی وارد نشود، چون در این صورت از صلاحیت هیئت نظارت خارج می‌شود.
تفکیک آپارتمان‌ها
در مورد تفکیک آپارتمان یا چند ساختمان که به‌صورت مجزا در یک قطعه زمین احداث گردیده، چنانچه طبق گواهی پایان کار ساختمانی صادره از جانب شهرداری، ملک دارای مشاعات و مشترکات (از قبیل انباری، راهروها، مرکز حرارتی و برودتی و…) باشند و یا اینکه شهرداری در گواهی‌های صادره، عرصه را تفکیک‌پذیر نداند
ادارات ثبت باید فقط نسبت به تفکیک اعیان این ساختمان‌ها با رعایت ضوابط مقرر در قانون تملک آپارتمان‌ها اقدام کنند و در مواردی که این قبیل ساختمان‌ها بر اساس گواهی پایانکار دارای مشترکات نباشند، ادارات ثبت نسبت به تفکیک عرصه و اعیان اقدام خواهند کرد.
کاربرد صورت‌مجلس تفکیکی
بنابراین تفکیک املاک به سه جهت انجام می‌شود؛
- فروش قطعات تفکیکی ملک
پس از طی مراحلی که در بالا توضیح داده شد، درصورتی‌که مالک بخواهد اقدام به فروش قطعات تفکیکی در صورت‌مجلس تفکیکی بنماید، رونوشتی از صورت‌مجلس تفکیکی را که اداره ثبت به دفتر اسناد رسمی مربوط ارسال نموده است با مراجعه به دفترخانه دریافت می‌نماید، متقاضی می‌تواند تقاضای انتقال قطعات را بنام هریک از خریداران بنماید، سردفتر ضمن ثبت در دفتر انتقالات سند مالکیت، خلاصه و گزارشی از آن را به ادارهٔ ثبت ارسال می‌کند تا خریدار یا خریداران سند یا اسناد مالکیت خود را دریافت نمایند.
- صدور اسناد مالکیت برای قطعات تفکیکی
به‌موجب مادهٔ ۱۰۶ آیین‌نامهٔ قانون ثبت “… درصورتی‌که املاک بعد از ثبت در دفتر املاک به قطعات مفروز (جداجدا) یا آپارتمان تفکیک شود، در صورت درخواست مالک یا مالکان ادارهٔ ثبت مطابق صورت‌مجلس تفکیکی یکی از قطعات را در زیر ثبت ملک و بقیه را در صفحه یا صفحات دفتر جاری یا دفتر متمم ثبت کرده و یا ابطال سند مالکیت اولیه در مورد هر یک از قطعات مفروز یا آپارتمان‌ها، سند مالکیت تفکیکی و جداگانه صادر خواهد شد.” لذا مالک/مالکیت یا خریداران می‌توانند پس از طی تشریفات قانونی فوق‌الذکر با مراجعه به اداره ثبت‌اسناد و املاک درخواست صدور سند تفکیکی قطعه خود را بنمایند.
- تنظیم تقسیم‌نامه بین مالکان مشاعی
تقسیم‌نامه که به عبارتی نوعی صلح بین شرکاست، زمانی انجام می‌شود که ملکی به‌صورت مشاعی باشد. در این مورد پس از انجام تفکیک، تقسیم‌نامه‌ای بر اساس صورت‌مجلس تفکیکی، قطعه‌ای مفروزی برای هر مالک مشاعی تنظیم می‌شود و ادارهٔ ثبت‌اسناد به‌موجب همین تقسیم‌نامه برای هر قطعه سند مالکیت صادر خواهد کرد و این‌گونه ملک از شراکت خارج می‌شود. ازآنجایی‌که تقسیم‌نامه با توجه به توافق شرکا است، اگر پس از تفکیک، شرکا در مورد تقسیم‌نامه نتوانند یکدیگر را راضی کنند، تفکیک کاری بیهوده است و باید از طریق افراز اقدام به جداسازی ملک خود کنند.
آرمان سنجش شبکه یکپارچه کارشناسان کشور 
