پس از تصویب قانون ثبت 1310 در ایران، مالکان اموال غیر منقول که مهم ترین آن زمین و اغیان ساخته شده روی آن می باشد مکلف شدند تا اموال مذکور را ثبت نموده و ثبت آن ها الزام باشد.
زمانی که بر روی قطعه زمین مذکور آپارتمان ساخته‌شده و کار ساختمان اتمام یابد ضمن اینکه ازنظر شهرداری دارای مورد خاصی نباشد تشریفات مربوط به پلاک ثبتی انجام می‌شود. اولین کاربه منظور اخذ پلاک ثبتی، اخذ پایان کار از شهرداری و تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی است که به‌موجب آن آپارتمان‌ها از یکدیگر تفکیک می‌گردند.
اداره ثبت‌اسناد نیز اراضی را به‌طورکلی نقشه‌برداری کرده و بر اساس قانون، برای اراضی پلاک ثبتی تهیه می‌نماید. پس از ایجاد پلاک ثبتی بر روی اراضی تأسیسات و آپارتمان‌ها ساخته می‌شود.
اگر صورت‌مجلس تفکیکی مفقودشده باشد، مالک یا نماینده‌ی مالکین به اداره ثبت مراجعه کرده و درخواست نسخه‌ی جدید از آن می‌نماید. درصورتی‌که مالک قبلاً نسبت به گرفتن سند اصلی اقدام کرده باشد امکان دریافت نسخه‌ای از صورت‌مجلس از اداره ثبت وجود دارد.
صورت‌مجلس تفکیکی زمین
در صورت‌مجلس تفکیکی علاوه بر تعیین سهام اختصاصی هریک از مالکین، وضعیت زمین یا املاک مشخص می‌شود. به‌منظور صدور صورت‌مجلس تفکیکی زمین برخلاف آپارتمان، نیازی به صدور پایان کار نبوده و نقشه زمین از شهرداری دریافت می‌گردد؛ بعد از تهیه، تقسیم‌نامه بر اساس مالکیت افراد تنظیم می‌گردد. چنانچه بعد از گزارش تقسیم‌نامه تهیه نشود، عملاً تهیه صورت‌مجلس تفکیکی بی‌فایده خواهد بود.
بنابراین بعد از صدور صورت‌مجلس تفکیکی، مالکان یا مالک باید تقسیم‌نامه مربوط به سهم خود را امضا نمایند، در صورتی تقسیم‌نامه با مخالفت مالکین روبه‌رو گردد، صدور آن بیهوده می‌باشد. در صورت اختلاف در تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی، موضوع باید به دادگاه و به کارشناسان ارجاع داده شود.
صورت‌مجلس تفکیکی انباری
هر آپارتمان دارای دو بخش (اختصاصی و مشاعات) می‌باشد. به‌منظور اخذ سند مالکیت برای هر واحد آپارتمان باید مشخصات هر واحد آپارتمان ازجمله انباری، پارکینگ و مشاعات مشخص گردد.
بر اساس صورت‌مجلس تفکیکی، حد حدود واحدهای مستقل، مساحت و شماره‌گذاری بخش‌های اختصاصی مانند انباری ذکر می‌گردد؛ بنابراین مالک پس از صدور پایان کار به اداره ثبت‌اسناد مراجعه کرده و درخواست صدور صورت‌مجلس تفکیکی می‌نماید.
صورت مجلس تفکیکی پارکینگ
در صورت‌مجلس تفکیکی پارکینگ، تک‌تک پارکینگ‌ها بر اساس نقشه تفکیک شده آن تهیه می‌شود و مشخصات هر واحد پارکینگ همراه با جهات اربعه یا قسمت‌های مشاعی آورده می‌شود.
تقسیم و شماره‌گذاری پارکینگ واحدهای مسکونی، از سمت شمال غرب در جهت عقربه‌های ساعت صورت می‌پذیرد. مثلاً فردی که در بالاترین طبقه در شمال غرب سکونت داشته باشد اولین پارکینگ متعلق به اوست وکسانی که در طبقات بالاتر باشند پارکینگ‌های پیلوت، هم کف به آن‌ها می‌رسد.
در صورت مشاع بودن پارکینگ، مالکین با توافق یکدیگر، برای هر واحد در مدت‌زمان مشخص یک پارکینگ اختصاصی، در نظر می‌گیرند که در صورت اتمام مدت‌زمان مالکیت، پارکینگ را با پارکینگ واحد دیگری تعویض می‌نمایند. تا عدالت بین مالکان برقرار گردد.
در ارتباط با صورت‌مجلس تفکیکی پارکینگ چندین حالت وجود دارد که عبارت است از:
- تعداد پارکینگ= تعداد واحد
- پارکینگ‌ها بیشتر از تعداد واحدهای مسکونی
- تعداد واحدهای مسکونی از تعداد پارکینگ بیشتر باشد
هزینه ی صورت مجلس تفکیکی
با توجه به مساحت و شاخص‌های متعدد که سهولت در کار را مشخص می‌نمایند، هزینه تهیه صورت‌مجلس تفکیکی مشخص می‌گردد.
تاریخ ثبت و ارسال آن به اداره ثبت از عوامل مهم در تعیین هزینه صورت‌مجلس تفکیکی می‌باشد.
با توجه به بند 101 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی، اگر صورت‌مجلس تفکیکی تا قبل از ۱/۱/۶۱ (تاریخ اجرای قانون بودجه) به دفترخانه ارسال‌شده باشد، هزینه تفکیک مطابق با تعرفه کلی به ازای هر 10000 ریال 60 ریال محاسبه می‌گردد. در صورت ارسال صورت‌مجلس تفکیکی بعد از تاریخ فوق، با تعرفه در تبصره پرداخت می‌گردد.
مراحل و مرجع تنظیم
به‌منظور تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی مراحل زیر موردتوجه قرار گیرد:
مرحله‌ی اول: ابتداً متقاضی تفکیک ملکی که در محدوده شهر باشد، جهت دریافت نقشهی تفکیکی می‌بایست به شهرداری منطقه یا محل مربوط به ملک مراجعه و تقاضای خود را اعلام نماید.
در این صورت واحد فنی شهرداری موظف به ارائه و تسلیم نقشهی مزبور به متقاضی است، زیرا ادارات ثبت در زمان دریافت تقاضای تفکیک از سوی متقاضیان، تفکیک را بر اساس نقشه‌ای که قبلاً به تأیید شهرداری رسیده باشد به انجام می‌رسانند.
(در روستاها وزارت مسکن و شهرداری موظف است از طرف روستاییان نقشهی تفکیکی وضع موجود روستا را تهیه و به اداره‌ی ثبت‌اسناد ارسال کند که به تأیید مراجع دیگری نیاز نیست) پس از دریافت نقشه از شهرداری، متقاضی با مراجعه و ارائه‌ی نقشه مزبور به دفتر اسناد رسمی، از اداره‌ی ثبت تقاضای استعلام برای تفکیک پلاک خود می‌کند
مرحله‌ی دوم: پس از وصول استعلام، رئیس اداره‌ی ثبت جهت آگاهی از بازداشت نبودن ملک مزبور، موضوع را به متصدی دفتر املاک ارجاع می‌دهد و پس از صدور گواهی بازداشت نبودن، به دستور رئیس ثبت، نماینده و نقشه‌بردار ثبت جهت تأیید نقشه، محل موردنظر را بازدید می‌نمایند تا مغایرتی بین نقشهی موجود در شهرداری و سند مالکیت وجود نداشته باشد که در این خصوص گواهی مغایر نبودن و عدم تجاوز ملک به املاک مجاور صادر می‌گردد.
لازم به ذکر است که صدور این گواهی منوط به طی مراحل تحدید حدود است که در این راستا اداره‌ی ثبت محدوده‌ی ملک موردنظر آگهی‌ای منتشر می‌کند. هدف از این کار این است که مالکان جهت اعلام تقاضای ثبت ملک خود ظرف مهلت معین مراجعه کنند و هدف از این تحدید، تشخیص کیفیت حدود و مشخصات مالک و حقوق ارتفاقی آن و درواقع ثبت ملک است.
آخرین مراحل دریافت صورت مجلس تفکیکی
طی مراحل فوق، نماینده اداره ثبت محل، اقدام به تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی می‌نماید. پس از پرداخت هزینه‌های قانونی و صدور آن توسط متقاضی، نسخه‌ای از صورت‌مجلس به دفترخانه‌ی مربوط ارسال می‌کند.
البته لازم به ذکر است که صورت‌مجلس تفکیکی در دفتر املاک به ثبت برسد و برای آن سند رسمی تنظیم شود؛ در غیر این صورت مالک یا مالکان تا قبل از ثبت می‌توانند ابطال آن را درخواست کنند.
اختلاف در صورت‌مجلس تفکیکی
به‌موجب ایجاد اختلاف بین مالکان مشاعی صورت‌مجلس تفکیکی، دادگاه موضوع اختلاف را به کارشناس مربوطه ارجاع می‌کند و کارشناس با بررسی مدارک و مستندات نحوه تقسیم ملک را تعیین می‌نماید.
کارشناسان آرمان سنجش خدمات قابل‌توجهی را درزمینه صورت‌مجلس تفکیکی زمین و آپارتمان ارائه می‌نماید.